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こんにちは！ 今年の7月にMONSTER DIVEにジョインしたWebディレクターのONOです。

突然ですが皆さん議事録って書いたことはあるでしょうか？

主にクライアントとの会議に参加するセールスやディレクターが作成することが多いですが、社内での打合せであればエンジニアやデザイナーなど職種に関わらず作成する機会がありますよね。

ただ、人によっては箇条書きのメモ書きレベルになってしまって上手く作れない！という悩みを持っている方がいると思います。

今回はMDに入社してから議事録を褒められて調子に乗っているONOが、誰でもすぐマネできるコツだけを厳選してまとめてみました。

1. 敬語や曖昧な表現を使用しない

メールやSlack、Backlogなどテキスト中心のコミュニケーションであれば必須とされる敬語ですが、こと議事録においては使用しない方が良いです。（もちろんクライアントや案件の特性によっては敬語で整える必要もあるので、ケースバイケースではあります）

と言うのも、議事録はスピード重視でありながら内容は正確にまとめる必要があるのに、さらに敬語の調整に時間を割くのは単純に効率が悪いです。

また、敬語を意識するあまり一文が長くなってしまう場合もあるので、そういう意味でも敬語の使用は避けた方が良いです。
「です・ます調」ではなく「だ・である調」を使用しましょう。

議事録はパッと見で何の話をしていたかを、わかりやすくシンプルにまとめるべきです。
同じ理由で「大体」「しっかり」「はっきり」などの曖昧な表現も、議事録においては不要な要素のため使用は控えた方が望ましいです。

2. 階層構造を持った箇条書きを意識する

あるあるなのですが、上と下で話が繋がっているのに全ての内容が同じ●の箇条書きで羅列されていて、話のつながりや議論がどのような結論に至ったかがわかりづらい...なんていう議事録をよく目にします。

同じ議題を話しているのであれば、そのつながりがわかるように階層構造にして議事録を整えましょう。

いきなり階層構造でって言われてもわからないよ！という方は、まずは質問→回答を階層構造にして整えるようにしましょう。

質問を受けて回答した人の 「承知した」 「問題ない」 という内容も立派な議事録だからです。

3. 誰の発言なのかを末尾に記載する癖をつける

会議に参加している人の中で、制作会社のプロジェクト責任者なのか、最終決裁権を持っているクライアントの上長なのか、はたまたその日だけ参加した方の思い付きの発言なのかで意味合いが全く異なります。

言った言わない問題を防ぐために、各発言の末尾に誰が発言したかを記載するようにしましょう。

書き方は、例えば弊社であれば
（MONSTER DIVEのONOが発言）
と一々記載するのは手間なので、
（MD ONO）
のように略称のルールを決めておくと議事録を取るのも楽ですし、わかりやすいのでオススメです。

もしクライアントの名前まではわからない...という場合は会議が終わった後に社内の人に確認してもらったり、それでもわからない場合は社名のみ記載しておき、議事録をクライアントに確認してもらって追記いただくと確実ですね。

4. 決定事項と宿題を整理する

議事録は会議の内容だけをまとめたら完了、というわけではありません。
会議で何が決まったのか、改めて宿題として検討すべきことは何なのかを明文化する必要があります。
そのため議事録を取った後に「決定事項」と「宿題」を別立てで記載するようにしましょう。

さらに議事録の中でもこれは決定事項、これは宿題であるとわかるように名前の後に印を付けておくとさらに良いです。
（わかれば形式は問いませんが、私は決定事項は◎、宿題は★としています）

おわりに

ここまで偉そうにポイントをまとめてみましたが、私自身ディレクターとして何度も議事録を作成していくうちに、自分のルールが段々と確立されていきました。

いきなり完璧な議事録を作成することは不可能なので、まずは通常通り議事録を取ってみて、その後に今回のポイントを意識して整形してみましょう。

あとはひたすら数をこなす！です。

反響があれば第2弾もまとめてみようと思います！