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【オンラインでも好印象に！】Web会議で実践している7つのポイント

2022.09.14 Wed.

Posted by MAO

こんにちは、セールスディレクターのMAOです。
前回はメールコミュニケーションについて書かせていただきましたが、今回は昨今の必須コミュニケーションツール「Web会議」についてです！

新型コロナウイルスの感染拡大をきっかけとして、最近ではオンラインでの打ち合わせが当たり前となりました。ですが、対面でのコミュニケーションに比べると、どうしてもオンライン特有のテンポに戸惑うことや、相手の反応がなんとなく良くないな、、なんてことはないでしょうか？

そうすると、どんどん焦って普段しないような失敗に繋がってしまうこともありますよね。
ちなみに、私は大人数が参加するオンラインの打ち合わせ前は未だに緊張します。

そこで、オンライン会議の際に私が普段心がけていることを、2つの観点に分けて、7つほどシェアしたいと思います！
些細なことですが、これらを実践するだけで好印象に繋がります！

まずは環境から整える！

オンラインという特性上、直接面会するときとはまた違う準備が必要です。
Web会議をスムーズに行うために、事前準備やネット環境を整えておきましょう。

オンライン会議のための個室ブース

弊社にはオンライン会議のための個室があります。便利！

1. 事前に接続確認を

会議の時間になってからURLを間違えたり、アプリのアップデート、PC設定に不備があったりなどバタバタしてしまってはお客様に不信感を与えてしまうことも、、
アクセスするURL、カメラ、音声、そして資料共有の設定など、事前に問題なく接続できるかどうか確認しておくと安心です。

2. 出来る限り有線、安定した回線が必須

オンラインである以上、無線よりも有線が確実です！
安定した回線を準備することが円滑なコミュニケーションを生み出します！
会議ツールや通信環境によっては、音の遅延や映像が固まりやすいということもあるので、事前に対策出来る部分は準備をしておくのが望ましいです。

3. 顔がちゃんと映る場所で

PCカメラで見てみると、角度などの関係で自分の顔が暗く映ってしまうということは案外よくあります。大体のWeb会議ツールは参加前にカメラの状態を確認できるので、ちゃんと顔が認識できる明るさか、逆光になっていないか等の確認をしています。

また、PCの角度ですが、画面を見下ろすように見ていないでしょうか？
そして、資料が見えにくくて画面に顔を近づけたりしていないでしょうか？
上から覗き込むような角度だと威圧感が出たりするので、お客様との打ち合わせでは気を付けたいところです。

なので、画面が水平になるようPCの高さを調整したり、または外付けのカメラで調整するとガラッと印象が良くなります。
（あと、単純に覗き込むより水平の方が盛れます。）

面接の時など少しでも良い印象を与えたい時は、カメラの角度には特に注意しましょう。

4. 音声・映像が問題ないか相手に確認する

しっかり準備したつもりでも、オンライン会議では「相手の声が小さい・環境音がうるさい・接続状態が悪くてブツブツ聞こえる」など音声に関するトラブルはつきものです。そして、一旦議題に入ってからだと話を中断してまで「音が聞こえにくいです、、」とは言いづらいこともあります。

頻度としては少なくはないので、議題に移る前の最初の段階で音声が問題なく聞こえているか相手に確認をするとその後の打ち合わせも気持ちよく行えます。

オンライン上での会話は思っているよりも大げさに！

続いて発言のタイミングや会話で注意しているポイントです。
表情を明るく、なんてことはどのサイトにも書いてあるかと思うので割愛しますが、相手に与える印象の中でとても重要なことかと思いますので、自分の映っている顔が疲れてないか、眠そうではないか、能面のようになっていないか（油断するとなりがち）、定期的に確認すると良いかと思います。

その他の注意事項は以下に挙げてみました。　

5. マイクをONにしてから1拍空ける

マイクをONにしてからすぐ話始めると、冒頭部分が切れてしまったりします。ノイズ制御など設定のせいだったりもしますが、専門知識がないので省略します。
マイクが確実に入ってから話す、つまりボタンを押してから気持ち1拍分空ける。そして一定の声量で話す。これで大体の場合はクリアに聞こえるはずです。

6. 複数人数参加の打ち合わせでは冒頭で名乗る

複数の会社で行う打ち合わせや大勢での会議など、誰が発言しているかがわかりにくいこともあるので、話し始めに「〇〇です、その件は～」と名乗るとわかりやすいです。
逆に質問をしたいときは、「〇〇さんにお聞きしたいのですが～」など、誰に回答して欲しいかを明確にすると会話がスムーズに進みます。Web会議って全員タイミングを見計らって沈黙、、ってこと結構ありますよね。

MD社内Web会議の様子

毎週月曜に行われている定例MTGにて、社内コミュニケーション施策のひとつである"イケてるクリエイティブ"を発表している様子。基本的に参加できる社員は全員参加のMTGです。

7. 声のトーン・声量に気を付ける

5の内容と重複する部分もありますが、私は声のトーンを普段より高く、そして大きめに発声しています。（よくお母さんが電話口でやってしまう、あのイメージです）
低い声はマイクを通すとこもって聞こえやすいので、"不機嫌・暗い"といった印象を与えてしまうこともあります。逆に、声が高すぎるとキンキンして聞き取りにくい、なんてこともあるのでお話をする相手に合わせてトーンと音量を適度に調整しています。

また、最後までしっかり、ゆっくり話しましょう。（これはオンライン以前の問題かもしれませんが。笑）
語尾ってつい小さくなりがちですが、オンライン上だと特に聞こえにくくなります。また、早口も滑舌によっては聞き取りにくいですよね。語尾が聞こえなくても大したことではないかもしれないですが、オンライン上で相手の声が聞こえずに聞き返すというのを繰り返すと、すごく微妙な空気になります...

打ち合わせの内容に集中したいのであれば、思っている以上に明朗快活に発言しましょう！

以上、オンライン会議で気を付けていることを挙げてみました。
少しでも参考になれば幸いです。